Tahap Mengatur Sistem Manajemen | Konsultan Bisnis Manajemen

KONSULTAN BISNIS MANAJEMEN

KONSULTAN HOTEL & RESTORAN

TERBAIK, +62  0813-9864-6177. Tahap Mengatur Sistem Manajemen.

Konsultan Hotel, Konsultan Bisnis Hotel, Konsultan Manajemen Hotel, Bisnis Membuat Hotel, Konsultan Bisnis Manajemen Hotel, Manajemen Hotel, Memperbaiki Sistem Manajemen, Bisnis Membangun Hotel, Konsultan Bisnis Surabaya, Konsultan Bisnis Solo, Konsultan Bisnis Yogyakarta, Konsultan Hotel Surabaya, Tips bisnis Hotel, Konsultan Hotel di Indonesia.

Memperbaiki Sistem Manajemen - Manajemen merupakan sebuah proses untuk mencapai suatu tujuan dalam organisasi dengan bekerja bersama dengan sumber daya yang dimiliki. 

Seperti yang telah dijelaskan di atas bahwa manajemen itu untuk mengelola. Mengelola suatu persoalan yang sebelumnya belum tersusun rapi atau teratur. Manajemen dapat dipakai di kehidupan sehari-hari.

Orang jika sudah biasa membentuk manajemen, maka tidak akan merasa nyaman bila ada yang terlihat berantakan di sekitarnya. Mengapa demikian? Karena, manajemen untuk memudahkan Anda dalam mengatur banyak hal, misalnya pekerjaan.

Fungsi Manajemen

 1. Perencanaan (planning)

Salah satu dari fungsi manajemen yaitu perencanaan atau planning yang merupakan kegiatan untuk membuat tujuan dari sebuah perusahaan dengan beberapa rencana untuk mendapatkan tujuan.

Perencanaan adalah cara terbaik untuk mengejar dan membuat tujuan perusahaan agar mampu teraih dengan baik. Karena memang tanpa adanya perencanaan fungsi manajemen tak dapat berjalan.

Tugas dari perencanaan antara lain :

·        Membuat target.

·        Membuat rencana kegiatan yang dibutuhkan untuk pencapaian target.

·        Mengatur urutan pelaksanaan.

·        Menyusun anggaran biaya.

·        Membuat SOP mengenai pelaksanaan pekerjaan.

2.     Pengorganisasian (organizing)

                   3.     Pengarahan (directing)

                   4.     Penempatan (Staffing)

                   5.     Mengkoordinasi (Coordinating)

Pengorganisasian adalah membagi kegiatan besar menjadi kegiatan kecil. Caranya  dengan membagi setiap tugas supaya bisa secara mudah meraih tujuan dari sebuah perusahaan.

Kegiatan menghubungkan serta mengatur pekerjaan dapat dilaksanakan dengan secara efisien dan efektif dengan cara sebagai berikut:

·        Desain struktur organisasi

·        Tentukan job description setiap jabatan untuk meraih sasaran organisasi.

·        Mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang, menetapkan tanggung jawab dari       hasil yang sudah dicapai.

·        Membedakan antara atasan dan staff.

Pengarahan adalah tindakan dan upaya supaya semua anggota kelompok bisa berusaha untuk mendapatkan tujuan yang telah sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.

Proses implementasi sebuah program supaya mampu dilakukan oleh seluruh pihak dalam organisasi tersebut. Selain itu juga dapat memotivasi seluruh pihak supaya dapat melaksanakan tanggung jawab dan penuh kesadaran.

Fungsi pengarahan dan implementasi mempunyai tugas sebagai berikut:

·        Mengimplementasikan sebuah proses pembimbingan, kepemimpinan, dan                     pemberian motivasi bagi tenaga kerja.

·        Memberikan tugas yang teratur mengenai pekerjaan.

·        Menjelaskan kebijakan yang sudah ditetapkan.

Penempatan tak jauh beda dengan pengorganisasian tetapi untuk staffing lebih luas. Jika organizing lebih ke manajemen SDA (Sumber Daya manusia). Nah sedangkan untuk penempatan tertuju pada sumber daya secara umum. Contohnya peralatan yang dimiliki.

Mengkoordinasi adalah fungsi yang bertujuan demi meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja, membuat lingkungan kerja menjadi sehat, nyaman, dinamis, dll. Fungsi ini dilakukan oleh seorang manajer. Jadi, manajer mempunyai fungsi utama dalam mengkoordinasi bawahannya agar dapat meningkatkan kinerjanya.

Tahap awal dari pengembangan sistem umunya dimulai dengan mendeskripsikan kebutuhan pengguna dari sisi pendekatan sistem rencana  strategis yang bersifat makro dan penjelasan rencana strategis serta kebutuhan organisasi jangka menengah dan jangka panjang. Lazimnya untuk periode 3 sampai 5 tahun. Masukan (input) utama yang dibutuhkan dalam tahap ini, antara lain :

• Kebutuhan strategi organisasi
• Aspek legal pendukung organisasi
• Maukan kebutuhan dari pengguna

Tahap – Tahap Pengembangan Sistem Manajemen

1.     Tahap Perencanaan

Tahap ini merupakan suatu rangkaian kegiatan sejak ide pertama yang melatar belakangi pelaksanaan pengembangan sistem tersebut. Dalam tahap perencanaan pengembangan sistem harus mendapatkan perhatian yang sama besarnya dengan merencanakan bisnis lainnya, seperti perencanaan pengadaan bsinis hotel, rencana membangun gedung perhotelan. Informasi direncanakan secara matang, meliputi

·        Ruang lingkup bisnis dapat ditentukan secara jelas dan tegas.

Unit organisasi kegiatan ataupun sistem yang mana yang akan dilibatkan dalam pengembangan ini dan unit mana yang akan dilibatkan. Informasi ini dapat memberikan perkiraan awal besarnya sumber daya yang diperlukan.

·        Dapat mengidentifikasikan wilayah / area permasalahan potensial.

Perencanaa yang mungkin bisa terjadi suatu kesalahan, sehingga bisa dapat dicegah sejak awal.

·        Dapat mengatur urutan kegiatan.

Banyak sekali tugas – tugas terpisah, maka agar dapat berjalan secara bersamaan diperlukan untuk pengembangan sistem.

·        Tersedianya sarana pengendalian.

Tingkat pengukuran kinerja harus dipertegas sejak awal.

2.     Tahap Analisis

Ada dua aspek yang menjadi focus tahap ini, yaitu:

Tahap AnalisisAda dua aspek yang menjadi fokus tahap ini, yaitu:

a.     Aspek Bisnis atau Manajemen mempelajari karakteristik organisasi yang bersangkutan. Tujuan dilakukannya langkah ini,yaitu:

·        Untuk mengetahui posisi atau peranan teknologi informasi yang paling sesuai dan         relevan di organisasi.

·        Untuk mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang         akan berpengaruh terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi.

b.     Aspek Teknologi

Selama tahap analisis, sistem analis terus bekerjasama dengan manajer dan komite pengarah SIM terlibat dalam kegiatan yang penting sebagai berikut:

·        Menetapkan rencana penelitian sistem.

·        Mengorganisasikan tim proyek.

·        Mendefinisikan kebutuhan informasi.

·        Mendefinisikan kriteria kinerja sistem.

·        Menyiapkan usulan rancangan sistem.

·        Menyetujui atau menolak rancangan proyek pengembangan sistem.

Keluaran dari proses analisis di kedua aspek ini adalah masalah-masalah penting yang harus segera ditangani, penyebab analisis dan dampak permasalahan bagi organisasi, pemecahan masalah dengan kemungkinannya dan dampak risiko serta potensinya, dan solusi alternatif yang direkomendasikan.

3.     Tahap Perancangan/Desain

Pada tahap ini, tim teknologi informasi bekerja sama dengan tim bisnis atau manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait. Tim teknologi informasi akan melakukan perancangan teknis dari teknologi informasi yang akan dibangun, seperti: sistem basis data, jaringan komputer, teknik konversi data, metode migrasi sistem, dan sebagainya. Sementara itu, secara paralel dan bersama-sama tim bisnis atau manajemen dan tim teknologi informasi akan melakukan perancangan terhadap komponen-komponen organisasi yang terkait, seperti: yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi.

4.     Tahap Pembangunan Fisik/Konstruksi

Berdasarkan desain yang telah dibuat, tahap konstruksi pengembangansistem yang sesungguhnya telah dibangun. Tim teknis merupakan tulang punggung pelaksanaan tahap ini, mengingat semua hal yang bersifat konseptual harus diwujudkan dalam suatu konstruksi teknologi informasi dalam skala yang lebih detail. Dari semua tahapan yang ada, tahap konstruksi inilah yang biasanya paling banyak melihatkan sumber daya terbesar, terutama dalam hal penggunaan SDM, biaya, dan waktu. Pengendalian terhadap manajemen proyek pada tahap konstruksi harus diperketat agar penggunaan sumber daya dapat berjalan efektif dan efisien. Bagaimanapun, hal ini akan berdampak terhadap keberhasilan proyek sistem informasi yang diselesaikan secara tepat waktu. Akhir dari tahap konstruksi ini biasanya berupa uji coba atas sistem informasi yang baru dikembangkan.

5.     Tahap Implementasi

Tahap implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk pertama kalinya sistem informasi akan dipergunakan di dalam organisasi. Ada berbagai pendekatan untuk implementasi sistem yang baru didesain. Pekerjaan utama dalam implementasi sistem biasanya mencakup hal-hal sebagai berikut:

·        Merencanakan waktu yang tepat untuk implementasi.

·        Mengumumkan rencana implementasi.

·        Mendapatkan sumberdaya perangkat keras dan lunak.

·        Menyiapkan database.

·        Menyiapkan fasilitas fisik.

·        Memberikan pelatihan dan workshop.

·        Menyiapkan saat yang tepat untuk peralihan sistem.

·        Penggunaan sistem baru.

Pemberian pelatihan (training) harus diberikan kepada semua pihak yang terlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain untuk mengurangi resiko kegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk menanamkan rasa memiliki terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Dengan cara ini, seluruh jajaran pengguna akan dengan mudah menerima sistem tersebut dan memeliharanya dengan baik di masa yang akan mendatang.

6.     Tahap Pasca Implementasi

Pengembangan sistem informasi biasanya diakhiri setelah tahap implementasi dilakukan. Namun, ada satu tahapan lagi yang harus dijaga dan diperhatikan oleh manajemen, yaitu tahap pasca implementasi.

Kegiatan yang dilakukan di tahap pasca implementasi adalah bagaimana pemeliharaan sistem akan dikelola.Seperti halnya sumber daya yang lain, sistem informasi akan mengalami perkembangan di kemudian hari, seperti: perubahan sistem, berpedoman ke sistem lain, perubahan hak akses sistem, dan penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak. Disinilah diperlukan dokumentasi yang memadai dan pemindahan pengetahuan dari pihak penyusun sistem ke pengguna untuk menjamin terkelolanya dengan baik proses-proses pemeliharaan sistem.

Dari perspektif manajemen, tahap pasca implementasi adalah berupa suatu aktivitas di mana harus ada personil yang dapat melakukan perubahan terhadap sistem informasi yang sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis yang dinamis.